Văn phòng điện tử ra đời là giải đột phá mới cho hầu hết các doanh nghiệp. Với sự phát triển vược bật của công nghệ số, việc áp dụng văn phòng điện tử sẽ giảm thiểu được thời gian đi lại, giảm thiểu chi phí và quan trọng hơn cả, mọi thành viên của doanh nghiệp đều có thể kiểm soát công việc một cách chặt chẽ và chính xác trong phạm vi quyền hạn của mình, từ đó nâng cao được hiệu quả công việc.

Bạn có thể đã từng nghe rất nhiều những mô hình văn phòng khác nhau như văn phòng truyền thống, văn phòng xanh hay văn phòng trực tuyến ( văn phòng điện tử). Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ số, không khó để mọi người tìm kiếm cho mình những thiết kế website hay văn phòng trực tuyến với đa chức năng để xử lý công việc. Vì sao mà mọi doanh nghiệp cần phải tính đến xây dựng văn phòng điện tử? Hãy theo dõi bài viết sau nhé.

Xử lý công việc nhanh chóng

Văn phòng điện tử có thể nói là một phần mềm vô cùng hữu dụng, chúng có thể đảm nhiệm nhiều chức năng thông minh mà con người không cần phải can thiệp quá sâu vào chuyện đó. Tuy chỉ là một phần mềm được lập trình sẵn, song văn phòng điện tử có thể giúp công ty xử lý công việc khổng lồ mà có lẽ, cần nhiều thời gian để giải quyết khi con người tự thân làm việc. Do vậy, để có thể điều chỉnh năng suất làm việc trong công ty, doanh nghiệp mình, lãnh đạo cần sớm nghĩ đến giải pháp văn phòng điện tử để có thể thực thi công việc tốt hơn. Tránh cho việc dồn lại ùn ứ khiến cho chậm tiến độ bàn giao giấy tờ hoặc kết quả làm việc cho bên thứ ba, điều đó sẽ gây bất lợi cho công ty, doanh nghiệp.

Dễ dàng tra tìm thông tin

Một điều mà không nhiều người có thể nghĩ đến hoặc tìm được một giải pháp thực hiện nhanh chóng, đó là áp dụng mô hình văn phòng điện tử cho công ty, doanh nghiệp mình sẽ khắc phục được một nhược điểm đó là lẫn thông tin hay thông tin không được tìm thấy kịp thời. Với những tích hợp sẵn có ở trong phần mềm, bạn hoàn toàn có thể tra tìm thông tin đang có sẵn trong văn phòng điện tử, miễn là chúng đã được tải lên hoàn tất và lưu trữ trong văn phòng. Nhờ vậy, khoảng thời gian tìm kiếm thông tin sẽ giảm đi đáng kể, mà còn lại hiệu quả hơn.

Tính bảo mật cao

Khác với văn phòng truyền thống, văn phòng điện tử được nhiều chuyên gia đánh giá cao ở tính bảo mật. Bất cứ những tệp hay văn bản được lưu trong văn phòng điện tử, chỉ có những người có quyền quản lý mới có thể truy xuất ra ngoài, còn nhân viên sử dụng thì chỉ có thể tham khảo, không thể lấy toàn bộ được. Còn văn phòng truyền thống, nếu như không bảo quản cẩn thận thì việc thất lạc hoặc bị đánh cắp rất cao.

Máy ảo có thực sự an toàn?

Lỗ hổng VENOM vừa được phát hiện có thể giúp hacker “bẻ” được máy ảo VM để tấn công vào máy chủ. Hãy cập nhật ngay hệ thống ảo hóa của bạn nếu gặp lỗ hổng này.

Nhiều người trong chúng ta thường nghĩ máy ảo (Virtual machine - VM) thường an toàn, bởi vì mọi thứ đều được gói trong một "cái hộp" và tách biệt với máy “chủ” vật lý.

Tuy nhiên, một lỗ hổng bảo mật mới do nhà nghiên cứu bảo mật Jason Geffner vừa phát hiện có thể khiến VM không còn an toàn như bạn nghĩ, vì kẻ xấu có thể lợi dụng lỗ hổng này để thoát ra khỏi VM và truy cập vào hệ thống chủ hoặc VM khác chạy trên cùng hệ thống chủ.

Lỗ hổng bảo mật này có tên là VENOM, viết tắt của từ Virtualized Environment Neglected Operations Manipulation, có đối tượng tấn công là mã đĩa mềm ảo mà một số nền tảng ảo hóa sử dụng. Những nền tảng bị ảnh hưởng gồm Xen, KVM, VirtualBox và Qemu. Đáng mừng là VMWare, Microsoft Hyper-V và Bochs không bị ảnh hưởng.
Sau khi thâm nhập được vào máy chủ ảo, VENOM có thể nhiễm hàng loạt VM khác và sau đó truy cập đến mạng của máy chủ, cho phép kẻ xấu truy cập được thông tin đăng nhập, dữ liệu cá nhân và các dữ liệu nhạy cảm khác bên ngoài VM.

VENOM không can thiệp đến mã nguồn của phần mềm ảo hóa, có nghĩa là nó không cần biết hệ điều hành của máy chủ đang chạy là gì, nhưng kẻ tấn công cần phải có được quyền cao nhất (root) trên hệ điều hành của VM.

Mặc dù đến nay chưa có vụ nào nghiêm trọng liên quan đến lỗ hổng VENOM nhưng lỗ hổng này lại gây nhiều âu lo trong giới phát triển phần mềm. Trước đây, các lỗi bảo mật VM thường chỉ phát hiện được trong những cấu hình hệ thống phần mềm ảo hóa không thiết lập theo mặc định, mà những thiết lập này thường không được dùng thực tế. Và những lỗ hổng ấy cũng chỉ liên quan đến một nền tảng ảo hóa mà thôi. Do vậy, VENOM có thể xem là lỗ hổng độc nhất vô nhị cho đến nay, ảnh hưởng nhiều nền tảng và tác động đến cấu hình mặc định của nền tảng đó, cho phép kẻ xấu chạy mã độc trực tiếp từ hệ thống bị xâm nhập.

Và nếu chúng ta nghĩ rằng đích ngắm của VENOM là mã đĩa mềm ảo hóa lỗi thời, là thiết bị đến nay không ai dùng nữa thì chúng ta đã lầm. Nhiều nền tảng ảo hóa hiện nay vẫn mặc định tích hợp ổ mềm ảo, và trong vài trường hợp, thập chí khi đã tắt ổ mềm ảo thì vẫn có 1 lỗi giúp kẻ tấn công bật ổ mềm ảo lên lại. Floppy Disk Controller ảo là module đầu tiên được thêm vào mã nguồn của Qemu hồi năm 2004, có nghĩa là lỗ hổng VENOM đã tồn tại cách nay 11 năm.

Sau khi phát hiện ra lỗi này, Geffner đã thông báo cho những công ty liên quan để đưa ra bản sửa lỗi. CrowdStrike đã chính thức công bố VENOM.
Nếu hệ thống VM của bạn đang chạy gặp lỗ hổng này, bạn cần chắc chắn cập nhật phiên bản phần mềm ảo hóa mới nhất, nhất là khi bạn dùng Xen, KVM hoặc Qemu. Nếu bạn muốn vá hệ thống mà không phải khởi động lại toàn bộ VM thì có thể đến trang www.venomfix.com để tham khảo.
Bạn cũng có thể tìm thấy danh sách các nhà phát triển nền tảng ảo hóa tung ra bản cập nhật để vá VENOM tại venom.crowdstrike.com.

Oracle mau chóng vá ngay VENOM ngay khi được thông báo. Họ nói khi đưa ra bản vá rằng mã Floppy Disk Controller (FDC) có trong nhiều nền tảng ảo hóa khác nhau, và được sử dụng trong vài sản phẩm của Oracle… Kẻ tấn công có thể gửi mã độc đến FDC và thâm nhập được vào máy chủ.

Đột phá trong công nghệ nhận dạng ký tự tiếng Việt với độ chính xác 99%

Nếu bạn có những tài liệu cần số hóa để lưu trữ hoặc chỉnh sửa trên máy tính, hẳn bạn sẽ rất ngán ngẩm khi nghĩ đến việc phải đánh máy toàn bộ những tài liệu này. Rất may là hiện nay đã có công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR (Optical Character Recognition) giúp giảm bớt gánh nặng cho công việc văn phòng. Bạn chỉ cần chụp quét các trang tài liệu, những phần mềm ứng dụng công nghệ này sẽ chuyển các ký tự trong ảnh quét hoặc ảnh chụp sang dạng văn bản mà bạn có thể chỉnh sửa, xử lý như khi bạn soạn một văn bản trong MS Word.

(FSI cung cấp công nghệ nhận dạng ký tự DocPro)

Nhận dạng ký tự quang học (tiếng Anh: Optical Character Recognition, viết tắt là OCR) hay còn gọi là nhận dạng kí tự tiếng Việt, là loại phần mềm máy tính được tạo ra để chuyển các hình ảnh của chữ viết tay hoặc chữ đánh máy (thường được quét bằng máy scanner) thành các văn bản tài liệu. OCR được hình thành từ một lĩnh vực nghiên cứu về nhận dạng mẫu, trí tuệ nhận tạo và machine vision. Mặc dù công việc nghiên cứu học thuật vẫn tiếp tục, một phần công việc của OCR đã chuyển sang ứng dụng trong thực tế với các kỹ thuật đã được chứng minh.

Công nghệ OCR do FSI cung cấp thuộc hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro cho phép chuyển đổi tài liệu dạng ảnh (các ảnh đầu ra của máy quét, máy ảnh, file PDF dạng ảnh ...) thành tài liệu có thể biên tập được (file text, file Word...), xử lý ngôn ngữ tự nhiên và bóc tách thông tin.Việc áp dụng các công nghệ này vào hệ thống giúp công việc quản lý, biên soạn lại các tài liệu dạng ảnh, tìm kiếm tài liệu trở nên đơn giản và thuận tiện.

Mô hình nhận dạng và bóc tách thông tin tài liệu của DocPro

Bên cạnh đó, Công nghệ nhận dạng ký tự và văn bản của FSI nâng cao khả năng nhận dạng văn bản tiếng Việt với độ chính xác tới 99% và chấp nhận hầu hết các định dạng ảnh đầu vào như: PDF, TIFF, JPEG, GIF, PNG, BMP, PCX, DCX,…

Với các tính năng ưu việt, công nghệ nhận dạng ký tự và văn bản của FSI có thể thực hiện theo 3 hình thức:

- Nhận dạng và bóc tách thông tin tự động: Tài liệu khi đưa lên hệ thống, người dùng chọn lựa loại tài liệu (công văn, báo cáo, quyết định, hoặc 1 số dạng khác …); Tài liệu sau đó được nhận dạng OCR chuyển sang dạng text và tự động bóc tách các trường thông tin cần thiết.

(Nhận dạng và bóc tách thông tin tự động)

- Nhận dạng và bóc tách thông tin trực tiếp trên file: Người dùng chọn file cần nhận dạng ký tự và bóc tách thông tin sau đó lựa chọn vùng ảnh và gán vùng ảnh đó với trường thông tin cụ thể, hệ thống sẽ nhận dạng và tự động đưa vào các trường thông tin tương ứng đó.

Nhận dạng và bóc tách thông tin trực tiếp

- Nhận dạng và bóc tách theo form mẫu do người dùng định nghĩa: Người dùng định nghĩa các vùng cần ký tự cần bóc tách theo ý muốn, sau đó lưu lại thành mẫu. Khi đưa tài liệu lên hệ thống người dùng chọn mẫu tài liệu tương ứng. Sau đó hệ thống sẽ tự động nhận dạng và trích xuất thông tin tại các vùng được đánh dấu trong mẫu.

Nhận dạng và bóc tách thông tin theo form mẫu

Văn phòng điện tử không chỉ giúp lãnh đạo, nhân viên quản lý tốt công việc mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức đặc biệt là nâng cao hiệu suất công việc rõ rệt.

Lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp

Văn phòng điện tử là một môt trường văn phòng làm việc hiện đại chuyên nghiệp bằng việc sử dụng các thiết bị thông minh, phần mềm thông minh. Mọi hoạt động trong công việc đều diễn ra trên mạng internet. Sử dụng văn phòng điện tử nhờ sự hỗ trợ của phần mềm văn phòng điện tử, doanh nghiệp có được vô vàn những lợi ích thiết thực

Quản lý công việc hiệu quả

Với hệ thống quản lý công việc được cài đặt trong phần mềm văn phòng điện tử, cán bộ và nhân viên có thể chủ động biết được công việc của mình và sắp xếp hoàn thành nó. Đặc biệt với khả năng điều hành công việc từ xa qua Internet các lãnh đạo thủ trưởng đơn vị dù có mặt ở cơ quan hay làm việc ở một địa điểm khác cũng có thể nhận văn bản, duyệt văn bản, điều hành công việc từ xa, đảm bảo hoạt động bình thường của tổ chức. Đây là ưu điểm, sư tiện ích mà bất kỳ người lãnh đạo nào cũng cần trong những trường hợp phải đi công tác hay vắng mặt tại cơ quan.

Quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu toàn diện, chuyên nghiệp

Hệ thống phần mềm văn phòng điện tử cho phép người sử dụng quản lý công văn với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như cập nhật công văn đi, đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng; xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực...

Thêm nữa, trên hệ thống phần mềm văn phòng điện tử doanh nghiệp có thể quản lý thông tin chuyên nghiệp với chức năng quản lý hồ sơ người dùng có thể theo dõi, quản lý tài liệu, hồ sơ theo dạng sự kiện diễn tiến theo thời gian, hoặc áp dụng quản lý các phiên bản tài liệu theo từng thời kỳ (như quản lý các số báo phát hành, quản lý các phiên bản nâng cấp của 1 phần mềm,…) hoặc theo dõi những sự kiện thời sự đã và đang diễn ra chưa biết khi nào mới kết thúc.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Từ những tính năng nổi bật trên có thể thấy phần mềm văn phòng điện tử hoàn toàn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cho việc quản lý công việc, hố sơ, giấy tờ, tài liệu. Bên cạnh đó, còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí văn phòng phẩm về giấy mực. Điều quan trọng là năng suất làm việc của các nhân viên tăng lên nâng cao hiệu quả trong công việc. Doanh nghiệp không chỉ trở nên chuyên nghiệp hơn, hiện đại hơn mà còn có cơ hội phát triển lên tầm cao hơn nhờ sự số hóa văn phòng.

Làm thế nào để doanh nghiệp sử dụng được văn phòng điện tử

Nhờ những lợi ích tuyệt vời như vậy mà hiện nay, đại đa số các doanh nghiệp đều tiến đến sử dụng phần mềm văn phòng điện tử nhằm cải thiện lại bộ mặt văn phòng cũng như môi trường làm việc của toàn cán bộ và nhân viên trong công ty, hướng đến một văn phòng hiện đại – văn phòng không giấy.

Sử dụng văn phòng điện tử rất đơn giản trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay. Bởi vì mỗi doanh nghiệp lựa chọn phát triển sử dụng văn phòng điện tử chỉ cần có đủ các yếu tố như sau:

Hệ thống mạng máy tính hay thiết bị điện thoại thông minh có kết nối internet

Đặc thù của văn phòng điện tử là sử dụng mạng trực tuyến có kết nối internet, vì vậy doanh nghiệp cần đảm bảo có đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị đồng bộ như mạng LAN hay cán bộ, nhân viên cần có thiết bị điện thoại, smartphone thông minh có khả năng kết nối internet. Điều này là yếu tố cần thiết để tất cả mọi người có thể liên lạc, trao đổi với nhau thông qua hệ thống phần mềm văn phòng điện tử.

Đội ngũ nhân viên có trình độ cơ bản về tin học văn phòng

Với trình độ của các nhân viên trong các doanh nghiệp hiện nay thì việc tiếp cận với một cách làm việc mới hay một phần mềm mới ban đầu có vẻ là điều khó khăn. Nhưng Văn phòng điện tử và hệ thống phần mềm văn phòng điện tử được thiết kế và cài đặt vô cùng đơn giản và dễ dàng sử dụng. Cán bộ, lãnh đạo và nhân viên chỉ cần chuẩn bị kiến thức về tin học văn phòng và qua một buổi tập huấn hướng dẫn sử dụng phầm mềm là có thể quản lý và làm việc một cách nhanh chóng hiệu quả từ văn phòng điện tử.

Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm văn phòng điện tử uy tín

Đây là một trong những yếu tố tiên quyết để doanh nghiệp có thể áp dụng triển khai văn phòng điện tử thành công. Văn phòng điện tử hoạt động trên phần mềm văn phòng điện tử vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn một đơn vị cung cấp phần mềm văn phòng điện tử chuyên nghiệp với hệ thống phần mềm thông minh, tiện ích sẽ giúp cho công việc của công ty đạt hiệu quả cao hơn.

DocPro là phần mền quản lý tài liệu do công ty cổ phần đầu tư thương mai và công nghệ FSI nghiên cứu và phát triển dựa trên công nghệ quản trị tài liệu trên thế giới.

FSI với 10 năm hoạt động và phát triển đã trở thành một trong những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số hóa hàng đầu Viêt Nam. Trong năm 2015, FSI đã đầu tư nghiên cứu cho ra đời phần mềm quản lý tài liệu thông minh DocPro, với nhiều tính năng ưu việt, giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý, khai thác tài liệu của doanh nghiệp. Từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Trong năm 2016, Phần mềm quản trị tài liệu DocPro vinh dự đạt giải thưởng SAO KHUÊ 2016 cho phần mềm công nghệ xuất sắc.

Tăng năng suất lao động nâng cao hiệu quả công việc là một trong những tiêu chí hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay. Sau đây là một số các kỹ năng cần thiết để quản lý công việc hiệu quả, bạn có thể tham khảo.

1 Quản lý thời gian tốt

Người ta luôn nói thời gian là vàng là bạc, vậy nên khi bạn đã có kỹ năng quả lý thời gian tốt thì mọi việc liên quan đến công việc và học tập của bạn sẽ trở nên khoa học và hiệu quả hơn.

Đối với mỗi người khác nhau thì cách cách quản lý cũng khác nhau, không thể có một biện pháp công cụ thời gian nào mà áp dụng với tất cả mọi người. Nhưng có một số mẹo bạn có thể tham khảo:

Lên kế hoạch trong tuần

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm của bạn, sẽ giúp bạn tập trung và giành nhiều thời gian vào những việc thật sự quan trọng. Đánh giá công việc một cách logic, có trình tự, sự dụng hệ thống thứ tự ABCD được diễn giải trong các khoa học về quản lí thời gian. Một kế họach cụ thể giúp bạn thực hiện công việc dễ dàng.

Hãy dành thời gian vào việc quan trọng

Steven Convey trong cuốn sách First Thing First đã đưa ra một vài nguyên nhân giải thích tại sao người ta hay phí phạm thời gian. Ông chia cách quản lý thời gian ra làm 4 mục nhỏ, gồm:

Những việc cấp thiết nhưng không quan trọng

Những việc quan trọng nhưng không cấp thiết

Những việc không cấp thiết nhưng quan trọng và

Những việc không cấp thiết cũng không quan trọng.

Ông giải thích trong cuốn sách của mình là nhiều người sử dụng quá nhiều thời gian của mình cho những việc cấp thiết nhưng không quan trọng đến mức họ cảm thấy chán nản và bỏ cuộc. Điều này khiến họ bắt đầu dùng thời gian vào những việc vô bổ như hút thuốc, uống rượu, xem tivi và nhiều việc tốn thời gian khác.

Convey cho rằng nếu một người biết thực hiện theo một kế hoạch bao gồm những công việc như: đi học, phát huy một khả năng nào đó, theo đuổi một sở thích, tập thể dục, đọc những cuốn sách hay… thì sau này sẽ có một cuộc sống tốt đẹp hơn.

Vậy điều này có ý nghĩa gì đối với một người bình thường muốn điều khiển cuộc sống của anh ta? Nó có nghĩa là: hãy dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng.

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả

2. Đưa ứng dụng công nghệ công tin vào công việc

Ngày nay với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thì việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc là một điều chắc chắc phải làm nếu muốn tăng hiệu quả. Việc quản lý các công việc cũng vậy.

Ngoài một số các thiết bị công nghệ quá phổ biến như ngày nay như máy tính, điện thoại, ipad, ... Các bạn cũng nên trang bị cho mình những phần mềm phù hợp giúp quản lý công việc hiệu quả. Một trong những phần mềm nổi tiếng hiện nay là DocPro. DocPro là hệ thống được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.

Đưa ứng dụng CNTT vào quản lý và công việc

3. Luôn giữ vững tâm lý thoải mái

Việc giữ tâm lý luôn thoải mái là một trong những yếu tố tiên quyết giúp bạn quản lý công việc tốt hơn. Tưởng chừng như là việc giữ vững tâm lý và việc quản lý không mấy liên quan nhưng, thực sự nếu luôn giữ được tâm thế sẵn sàng chủ đông yêu đời thì mọi yếu tố trong công việc sẽ được bạn thực hiện một cách dễ dàng hơn.

Một số cách có thể khiến bạn cảm thấy thoải mái:

Thử làm một điều gì đó mới mẻ

Những người không ngại tuổi tác mà luôn tiếp tục học hỏi những điều mới luôn hạnh phúc hơn những người khác.

Có lẽ đó là vì những người tìm kiếm sự thoải mái và ẩn náu trong những gì mình đã biết thường phải đối phó với nỗi sợ hãi, sợ hãi đổi thay.

Đi ra ngoài

Ở ngoài trời ít nhất 20 phút có thể giúp bạn cải thiện tâm trạng là một điều đã được chứng minh.

Có nhiều lý do dẫn đến tác động diệu kỳ này, vitamin D, không khí trong lành, ánh sáng mặt trời, âm thanh của thiên nhiên, tay chân vận động... và điểm mấu chốt là, khi bạn dành nhiều thời gian ở ngoài trời, bạn sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn.

Việc tạo tâm lý rất quan trọng trong việc quản lý công việc

Như vậy trên đây là một số kỹ năng có thể giúp bạn quản lsy công việc dễ dàng hơn. Hãy biến công việc trở thành một niềm đam mê vui hơn mỗi ngày nhé !

Không gian và văn phòng làm việc là môt trong những yếu tố quan trọng kích thích khả năng sáng tạo và hứng thú trong công việc góp phần tạo nên thành công cho doanh nghiệp.

Một văn phòng cần có những yếu tố nào để được gọi là văn phòng hiện đại, thông minh. Làm sao để có một văn phòng hiện đại là câu hỏi đặt ra với nhiều doanh nghiệp. Trong xu thế hiện đại hóa, mội trường làm việc cũng góp phần vô cùng quan trọng tạo nên sự hiệu quả và thành công trong công việc của nhân viên.

Dưới đây là những yếu tố thiết yếu của một văn phòng thông minh, hiện đại.

1. Không gian văn phòng chia hợp lý.

Phân chia văn phòng chưa bao giờ là việc làm đơn giản đối với một văn phòng hiện đại. Không gian văn phòng phân chia hợp lý theo đặc thù doanh nghiệp cũng như đặc thù phòng ban là việc làm đầu tiên cần cân nhắc để tạo nên tính hiện đại, thoải mái cho văn phòng.

Để có một văn phòng hiện đại được chia hợp lý, doanh nghiệp phải dứa trên tổng thể diện tích, không gian, số lượng nhân viên hiện tại cũng như sự phát triển trong tương lại để sắp xếp sao cho hợp lý, tạo nên sự thoải mái, phù hợp với đặc thù của mình.

2. Hình ảnh tổng thể của các văn phòng của sự hoàn hảo.

Cũng như việc phân chia không gian văn phòng hợp lý, việc đảm bảo hình ảnh tổng thể của văn phòng thống nhất là yếu tố để hình ảnh của văn phòng được hoàn thiện. Sự hợp lý khi liên kết giữa các không gian cũng như concept chung của văn phòng thống nhất sẽ giúp hình ảnh tổng thể của văn phòng hiện đại trở nên hoàn hảo hơn.

3. Không gian cá nhân và tạo thuận lợi cho văn phòng.

Không gian cá nhân kích thích hứng thú và cảm hứng trong công việc sẽ thúc đảy hiệu quả , chất lượng công việc một cách tốt hơn.

4. Môi trường văn phòng thoải mái và mang lại sự hài lòng tâm lý.

Không gò bó, không cứng nhắc trong cách làm việc cũng như không gian làm việc chính là yếu tố thiết yếu để kích thích khả năng sáng tạo, sự thoải mái trong tâm lý, tinh thần của công nhân viên.

5. Văn phòng tự động hóa, trang thiết bị thông minh.

Trước đây, tài liệu, văn bản là hình ảnh không thể thiếu của một văn phòng, nhưng cũng chính tài liệu, giấy tờ khiến không gian văn phòng trở nên “ngột ngạt”, áp lực hơn. Chưa kế việc lưu trữ tài liệu theo phương pháp truyền thống bằng hình thức giấy còn dẫn tới nhiều rủi ro như: Mất, thất lạc tài liệu, tài liệu bị hư hại, tìm kiếm và khai thác tài liệu tốn nhiều thời gian, công sức, hiệu quả công việc không đạt năng suất mong muốn.

Để giải quyết tình trạng trên tạo nên một văn phòng thông minh hiện đại phải nhờ đến sự trợ giúp của CNTT hiện đại, trong đó có phần mềm quản trị tài liệu giúp hoàn thiện “văn phòng không giấy tờ” như vậy quá trình hoàn thiện một văn phòng hiện đại thật sự thành công.

Trong 2 năm liên tiếp 2016, 2017 Phần mềm quản trị tài liệu DocPro vinh dự đạt giải thưởng SAO KHUÊcho phần mềm công nghệ xuất sắc.

Tính năng của phần mềm quản lý tài liệu DocPro:

1. Thu nhận dữ liệu thông tin:

- Nhập và phân loại thông tin

- Bóc tách và nhận dạng tài liệu thủ công, tự động hoặc theo mẫu có sẵn

- Người dùng có thể tự kiểm tra thông tin sau khi đã bóc tách

- Thông tin được bóc tách và nhận dạng được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các

kho chứa khác

2. Quản lý tài liệu lưu trữ:

- Dễ dàng tìm kiếm tài liệu bằng các thao tác đơn giản

- Chia sẻ tài liệu được lưu trữ cho một hoặc nhiều người

- Tạo luồng xử lí công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lí

- Báo cáo thống kê tài liệu và thố

FSI

Dịch vụ số hóa tài liệu

Giới thiệu về dịch vụ số hóa FSI

Lịch sử

Đội ngũ nhân sự FSI

Dịch Vụ số hóa tài liệu

DỊCH VỤ BPO

DỊCH VỤ NHẬP LIỆU

DỊCH VỤ SCAN TÀI LIỆU

Cho thuê máy scan

Phần mềm số hóa

Dịch vụ số hóa

Tin tức

Văn phòng điện tử và những lợi ích cho doanh nghiệp

Máy ảo có thực sự an toàn?

Máy ảo có thực sự an toàn?

Đột phá trong công nghệ nhận dạng ký tự tiếng Việt với độ chính xác 99%

Đột phá trong công nghệ nhận dạng ký tự tiếng Việt với độ chính xác 99%

Văn phòng điện tử và những lợi ích cho doanh nghiệp

Lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp

Quản lý công việc hiệu quả

Quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu toàn diện, chuyên nghiệp

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Làm thế nào để doanh nghiệp sử dụng được văn phòng điện tử

Hệ thống mạng máy tính hay thiết bị điện thoại thông minh có kết nối internet

Đội ngũ nhân viên có trình độ cơ bản về tin học văn phòng

Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm văn phòng điện tử uy tín

Các kỹ năng cần thiết để quản lý công việc hiệu quả

1 Quản lý thời gian tốt

Lên kế hoạch trong tuần

Hãy dành thời gian vào việc quan trọng

2. Đưa ứng dụng công nghệ công tin vào công việc

3. Luôn giữ vững tâm lý thoải mái

Thử làm một điều gì đó mới mẻ

Đi ra ngoài

Những yếu tố góp phần tạo nên văn phòng hiện đại

Dưới đây là những yếu tố thiết yếu của một văn phòng thông minh, hiện đại.

1. Không gian văn phòng chia hợp lý.

2. Hình ảnh tổng thể của các văn phòng của sự hoàn hảo.

3. Không gian cá nhân và tạo thuận lợi cho văn phòng.

4. Môi trường văn phòng thoải mái và mang lại sự hài lòng tâm lý.

5. Văn phòng tự động hóa, trang thiết bị thông minh.

1. Thu nhận dữ liệu thông tin:

2. Quản lý tài liệu lưu trữ:

Popular Posts

Labels

categories

Liên hệ Ngay

Liên Hệ

HOTLINE

EMAIL

ADDRESS