Không gian và văn phòng làm việc là môt trong những yếu tố quan trọng kích thích khả năng sáng tạo và hứng thú trong công việc góp phần tạo nên thành công cho doanh nghiệp.
Một văn phòng cần có những yếu tố nào để được gọi là văn phòng hiện đại, thông minh. Làm sao để có một văn phòng hiện đại là câu hỏi đặt ra với nhiều doanh nghiệp. Trong xu thế hiện đại hóa, mội trường làm việc cũng góp phần vô cùng quan trọng tạo nên sự hiệu quả và thành công trong công việc của nhân viên.
Dưới đây là những yếu tố thiết yếu của một văn phòng thông minh, hiện đại.
1. Không gian văn phòng chia hợp lý.
Phân chia văn phòng chưa bao giờ là việc làm đơn giản đối với một văn phòng hiện đại. Không gian văn phòng phân chia hợp lý theo đặc thù doanh nghiệp cũng như đặc thù phòng ban là việc làm đầu tiên cần cân nhắc để tạo nên tính hiện đại, thoải mái cho văn phòng.
Để có một văn phòng hiện đại được chia hợp lý, doanh nghiệp phải dứa trên tổng thể diện tích, không gian, số lượng nhân viên hiện tại cũng như sự phát triển trong tương lại để sắp xếp sao cho hợp lý, tạo nên sự thoải mái, phù hợp với đặc thù của mình.
2. Hình ảnh tổng thể của các văn phòng của sự hoàn hảo.
Cũng như việc phân chia không gian văn phòng hợp lý, việc đảm bảo hình ảnh tổng thể của văn phòng thống nhất là yếu tố để hình ảnh của văn phòng được hoàn thiện. Sự hợp lý khi liên kết giữa các không gian cũng như concept chung của văn phòng thống nhất sẽ giúp hình ảnh tổng thể của văn phòng hiện đại trở nên hoàn hảo hơn.
3. Không gian cá nhân và tạo thuận lợi cho văn phòng.
Không gian cá nhân kích thích hứng thú và cảm hứng trong công việc sẽ thúc đảy hiệu quả , chất lượng công việc một cách tốt hơn.
4. Môi trường văn phòng thoải mái và mang lại sự hài lòng tâm lý.
Không gò bó, không cứng nhắc trong cách làm việc cũng như không gian làm việc chính là yếu tố thiết yếu để kích thích khả năng sáng tạo, sự thoải mái trong tâm lý, tinh thần của công nhân viên.
5. Văn phòng tự động hóa, trang thiết bị thông minh.
Trước đây, tài liệu, văn bản là hình ảnh không thể thiếu của một văn phòng, nhưng cũng chính tài liệu, giấy tờ khiến không gian văn phòng trở nên “ngột ngạt”, áp lực hơn. Chưa kế việc lưu trữ tài liệu theo phương pháp truyền thống bằng hình thức giấy còn dẫn tới nhiều rủi ro như: Mất, thất lạc tài liệu, tài liệu bị hư hại, tìm kiếm và khai thác tài liệu tốn nhiều thời gian, công sức, hiệu quả công việc không đạt năng suất mong muốn.
Để giải quyết tình trạng trên tạo nên một văn phòng thông minh hiện đại phải nhờ đến sự trợ giúp của CNTT hiện đại, trong đó có phần mềm quản trị tài liệu giúp hoàn thiện “văn phòng không giấy tờ” như vậy quá trình hoàn thiện một văn phòng hiện đại thật sự thành công.
DocPro là phần mền quản lý tài liệu do công ty cổ phần đầu tư thương mai và công nghệ FSI nghiên cứu và phát triển dựa trên công nghệ quản trị tài liệu trên thế giới.
FSI với 10 năm hoạt động và phát triển đã trở thành một trong những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số hóa hàng đầu Viêt Nam. Trong năm 2015, FSI đã đầu tư nghiên cứu cho ra đời phần mềm quản lý tài liệu thông minh DocPro, với nhiều tính năng ưu việt, giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý, khai thác tài liệu của doanh nghiệp. Từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Trong 2 năm liên tiếp 2016, 2017 Phần mềm quản trị tài liệu DocPro vinh dự đạt giải thưởng SAO KHUÊcho phần mềm công nghệ xuất sắc.
Tính năng của phần mềm quản lý tài liệu DocPro:
1. Thu nhận dữ liệu thông tin:
- Nhập và phân loại thông tin
- Bóc tách và nhận dạng tài liệu thủ công, tự động hoặc theo mẫu có sẵn
- Người dùng có thể tự kiểm tra thông tin sau khi đã bóc tách
- Thông tin được bóc tách và nhận dạng được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các
kho chứa khác
2. Quản lý tài liệu lưu trữ:
- Dễ dàng tìm kiếm tài liệu bằng các thao tác đơn giản
- Chia sẻ tài liệu được lưu trữ cho một hoặc nhiều người
- Tạo luồng xử lí công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lí
- Báo cáo thống kê tài liệu và thố
0 nhận xét:
Đăng nhận xét